Business Etikette

Business-Etikette: Verhaltens-Grundlagen nach Knigge

Die Umgangsformen und Benimmregeln im Geschäftsleben sind auch als Business-Knigge bekannt. Der Namensgeber, Freiherr Adolf Knigge, verfasste bereits 1788 sein berühmtes Werk „Über den Umgang mit Menschen“, in dem er Verhaltensregeln formulierte, die zum Teil immer noch Ihre Gültigkeit in der Business-Etikette haben.
So tragen Höflichkeit, Respekt, gute Manieren und ein angemessenes Outfit schließlich auch heutzutage noch u.a. zu einem angenehmen Betriebsklima im Büro bei. Wer die Business-Etikette beherrscht, ist erfahrungsgemäß erfolgreicher als andere – im Vorstellungsgespräch ebenso wie auf der Karriereleiter. Der Vorgesetzte traut dem Kollegen mit den gepflegten Umgangsformen meistens fachlich mehr zu, überlässt ihm sorglos das Gespräch mit den Geschäftspartnern und wird ihn gern als repräsentativen Mitarbeiter des Unternehmens für gehobenere Positionen empfehlen.

Die korrekte Business-Etikette im Büro

Unabhängig von Position und Branche gelten im Büro gewisse Umgangsformen als gesetzt:

• Pünktlichkeit
  Ob Meeting im Büro, per Telefon oder Videokonferenz: Seine Sie pünktlich. Pünktlichkeit ist ein Zeichen des Respekts und der Wertschätzung für die anderen Teilnehmer – unabhängig davon, ob Sie Vorgesetzter oder Kollege
• Gepflegtes Outfit
  Es ist egal, ob an Ihrem Arbeitsplatz der Anzug zum Dresscode gehört, Sie Ihre Tätigkeit in vorgeschriebener Arbeitskleidung ausüben oder in Ihrer Branche ein eher kreatives Outfit gefragt ist: Ihre Kleidung sollte gepflegt und sauber sein, Ihre Körperhygiene einwandfrei. Damit zeigen Sie ebenfalls Respekt und Wertschätzung.
• Begrüßung
  Eine korrekte Begrüßung gehört unbedingt zur Business-Etikette dazu. Grüßen Sie Ihre Kollegen beim Betreten Ihrer Arbeitsstätte und auch im Vorbeigehen.
  In Meetings und bei Geschäftspartnern sowie in Vorstellungsgesprächen gelten besondere Regen für die Begrüßung:
  Beim Begrüßen des Vorgesetzten warten Sie darauf, dass er Ihnen zuerst die Hand entgegenstreckt.
  Beim Begrüßen von Kollegen begrüßen Sie immer zuerst die Frau(en) in der Runde.
  Beim Betreten eines Konferenzraums grüßen Sie zuerst.
• Business-Etikette im Gespräch
  Die folgenden Verhaltensregeln gelten für jede Form von Gespräch mit Kunden und Kollegen, egal ob im Meeting, am Telefon oder in der Videokonferenz:
  Begrüßen Sie den oder die Teilnehmer höflich und starten Sie das Gespräch locker mit ein wenig Smalltalk über das Wetter, Sport etc.
  Lassen Sie Ihren Gesprächspartner immer ausreden.
  Formulieren Sie eventuelle Kritik immer sachlich und höflich. Persönliche Differenz en werden grundsätzlich unter vier Augen und nicht in einer Konferenz mit mehreren Kollegen geklärt.

Business-Etikette beim Termin mit Geschäftspartnern

Bei einem Gespräch oder Geschäftsessen mit Kunden sollten Sie unbedingt auf perfekte Umgangsformen achten. Perfekte Tischmanieren, höfliche Umgangsformen und ein einwandfreies Verhalten sind hier unabdingbar. Pünktlichkeit und ein gepflegtes Outfit verstehen sich dabei von selbst.
Beachten Sie bitte die oben genannten Benimmregeln zur Begrüßung und Business-Etikette im Gespräch. Haben Sie bereits am Tisch im Restaurant oder Konferenzraum Platz genommen, stehen Sie bitte beim Eintreten Ihres Gasts auf, um Ihn mit Handschlag zu begrüßen. Stellen Sie den Gast zunächst den anderen Teilnehmern mit korrekter Anrede, Namen und Funktion vor, danach stellen Sie die Kollegen in gleicher Weise vor. Überreicht Ihnen der Geschäftspartner eine Visitenkarte, sollten Sie diese einige Sekunden lag interessiert betrachten und dann Ihre eigene überreichen. Anschließend bitten Sie alle Teilnehmer, Platz zu nehmen.

Business-Etikette in E-Mails

Grundsätzlich gelten in E-Mails ähnliche Regeln wie bei der direkten Kommunikation im Meeting oder am Telefon:

• Höflichkeit und Respekt sollten beim Formulieren selbstverständlich sein.
• Versenden Se E-Mails nur in echten Notfällen mit „Priorität“, Ihre E-Mail wirkt sonst aufdringlich.
• Schreiben oder antworten Sie nur relevanten Personen, ein zu großer Verteiler wirkt unprofessionell.
• Gegen Sie sparsam mit Verlinkungen und Anhängen um.
• Wählen Sie einen prägnanten Betreff, der das Thema Ihrer E-Mail zusammenfasst.
• Verfassen Se die E-Mail so, dass Sie verständlich ist, vermeiden Sie lange Schachtelsätze.
• Wählen Sie die korrekte Anrede, beachten Se dabei Titel und akademische Grade (Dr.).
• Wählen Sie die korrekte Grußformel, in der Regel “Mit freundlichen Grüßen“.
• Setzen Sie Ihre aktuelle Signatur ans Ende Ihrer E-Mail.
• Kontrollieren Sie vor dem Absenden Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung.

Jedes Gewerbe hat seine eigene Business-Etikette

Wenn Sie schon länger im Berufsleben stehen, werden sie die Gepflogenheiten und Umgangsformen Ihres Gewerbes kennen – und auf deren Grundlage handeln und kommunizieren. Für Berufsanfänger ist es hingegen nicht immer leicht, die jeweiligen Verhaltensregeln herauszufinden. Gerade was das passende Outfit fürs Vorstellungsgespräch oder den Dresscode (so es einen gibt) im Büro angeht, unterscheiden sich die Gepflogenheiten stark: Ein Bewerber für die Ausbildung zum Bankkaufmann wird beispielsweise im Anzug wohl eher einen guten Eindruck im Vorstellungsgespräch hinterlassen als ein Maurer auf der Baustelle. Trotzdem sollten Sie sich, unabhängig von Ihrem beruflichen Status niemals auf gängige Klischees verlassen. Die Business-Etikette kann je nach Unternehmen stark variieren. Informieren Sie sich unbedingt vor dem Meeting über Ihren neuen Arbeitgeber oder Geschäftspartner. Unser Tipp: Lieber ein wenig zu höflich und gepflegt auftreten als zu nachlässig. Höfliche Manieren und ein sauberes Outfit sind nie falsch.

* alle Begriffe wie „Arbeitnehmer, Kollegen, Mitarbeiter, Vorgesetzte etc.“ werden für alle Beschäftigten weiblichen, männlichen und diversen Geschlechts verwendet