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Ermahnung: Der kleine Bruder der Abmahnung

Arbeitnehmer, die sich nicht korrekt verhalten, können eine Abmahnung bekommen. Wenn Arbeitgeber nicht direkt zu diesem Mittel greifen möchten, gibt es eine mildere Alternative: Die Ermahnung. Welche Unterschiede es zwischen Ermahnung und Abmahnung gibt, wann eine Ermahnung gerechtfertigt ist und wie Beschäftigte am besten auf die Rüge vom Chef reagieren, lesen Sie hier.

Definition: Was ist eine Ermahnung?

 

Die Ermahnung gilt häufig als Vorstufe der Abmahnung, als milderes Mittel. Der Arbeitgeber möchte mit dieser Form der Rüge zeigen, dass sich der Mitarbeiter nicht korrekt verhalten hat. Jedoch möchte er noch nicht so weit gehen, dem Mitarbeiter eine Abmahnung auszusprechen. Die Ermahnung enthält in aller Regel zwei der drei Anforderungen, die eine korrekte Abmahnung enthalten muss:

 

  1. Rügefunktion: Mit der Abmahnung soll dem Beschäftigten gezeigt werden, dass der Arbeitgeber mit einem bestimmten Verhalten nicht einverstanden ist.
  2. Aufforderungsfunktion: Ein weiteres Kriterium für eine Abmahnung ist die Aufforderungsfunktion. Aus der Abmahnung muss hervorgehen, dass der Arbeitgeber möchte, dass der Mitarbeiter sein Verhalten ändert. Er fordert ihn daher mit der Abmahnung auf, zukünftig das vertragswidrige Verhalten zu unterlassen. 

Diese beiden Bestandteile kann auch eine Ermahnung enthalten. Der Arbeitgeber kann mit der Ermahnung deutlich machen, dass ihm ein bestimmtes Verhalten missfällt und er eine Änderung von seinem Beschäftigten verlangt. Das nun folgende dritte Kriterium fehlt jedoch bei einer Ermahnung. 

  1. Warnfunktion: Sollte der Beschäftigte nicht auf die Rüge und Aufforderung reagieren, kann der Arbeitgeber die Kündigung androhen. Eine korrekte Abmahnung erhält immer den Hinweis, dass der Mitarbeiter mit einer Kündigung zu rechnen hat, wenn er sich weiterhin so verhält, wie er es in der Vergangenheit getan hat. 

 

Übrigens: Sobald ein Schriftstück des Arbeitgebers die genannten drei Bestandteile enthält, gilt es als Abmahnung. Und das unabhängig davon, wie das Schreiben betitelt ist. Das heißt konkret: Selbst dann, wenn Sie einen Brief Ihres Arbeitgebers bekommen, der mit „Ermahnung“ überschrieben ist, kann es sich um eine Abmahnung handeln – mit allen arbeitsrechtlichen Konsequenzen. Im schlimmsten Fall kann Ihnen im Wiederholungsfall eine Kündigung drohen. 

 

Wie sieht eine Ermahnung aus?

 

Stellt sich die Frage, wie eine Ermahnung aussieht. Vermutlich möchten Sie wissen, worauf Sie achten sollten, wenn Sie einen Brief von ihrem Arbeitgeber erhalten. Zunächst einmal ist es wichtig zu überprüfen, ob die genannten Kriterium für eine Abmahnung enthalten sind. 

 

Daneben besteht eine Ermahnung in der Regel aus folgenden Bestandteilen:

 

  • Ansprechpartner und Anschrift des Arbeitgebers 
  • Name und Anschrift des Beschäftigten, idealerweise mit Personalnummer und weiteren Kontaktinformationen
  • Beschreibung des zu rügenden Verhaltens. Möglichst konkret mit Angaben zu Datum, Uhrzeit, Hergang und beteiligten Personen.
  • Handelt es sich um ein einmaliges Fehlverhalten oder hat der Mitarbeiter sich schon öfter so verhalten?
  • Nennung der Personen, die sich beschweren: Sind Kunden und/oder Lieferanten von dem Fehlverhalten betroffen?
  • Konkreter Hinweis darauf, dass das Verhalten so nicht akzeptiert wird.
  • Aufforderung, das Verhalten abzustellen und sich in Zukunft regelkonform zu verhalten.
  • Hinweis darauf, dass die Ermahnung in die Personalakte kommen kann.
  • Vollständiger Name und eigenhändige Unterschrift des Personalverantwortlichen. 

 

Gibt es auch mündliche Ermahnungen?

 

Bisher war immer die Rede davon, dass Beschäftigte ein Schriftstück ihres Arbeitgebers erhalten, in dem das Fehlverhalten angezeigt wird. Das ist jedoch keine zwingende Vorschrift. Weder für eine Ermahnung, noch für eine Abmahnung. Tatsächlich können beide mündlich ausgesprochen werden. Arbeitgeber entscheiden sich jedoch in der überwiegenden Mehrzahl der Fälle für die schriftliche Variante. Der Grund ist einfach: Mit einem Schriftstück lässt sich zweifelsfrei nachweisen, dass der Arbeitgeber die Abmahnung ausgesprochen hat. Erteilt er sie dagegen nur mündlich, könnte der Mitarbeiter leugnen, die Abmahnung erhalten zu haben. Will der Arbeitgeber bei dem nächsten Fehlverhalten kündigen, muss er die vorangegangene Abmahnung nachweisen. Kann er das nicht, weil zum Beispiel ein schriftlicher Beleg fehlt, könnte die Kündigung schwierig werden. Einzige Ausnahme: Der Arbeitnehmer begeht ein derart krasses Fehlverhalten, dass auch eine Kündigung ohne vorherige Abmahnung möglich ist. Diebstahl oder Arbeitszeitbetrug sind solche Fälle, in denen das Arbeitsverhältnis fristlos ohne vorangehende Abmahnung beendet werden kann. 

 

Was für die Abmahnung gilt, gilt selbstverständlich auch für die Ermahnung. Vor allem deshalb, weil diese keine unmittelbaren arbeitsrechtlichen Konsequenzen hat. Jedoch entscheiden sich Arbeitgeber auch bei einer Ermahnung in den meisten Fällen dafür, diese schriftlich zu erteilen. Allein schon deshalb, weil ein Schriftstück des Chefs, das mit „Ermahnung“ überschrieben ist, einen offizielleren Charakter hat als eine formlose mündliche Rüge. 

 

Wann ist eine Ermahnung gerechtfertigt?

 

Arbeitgeber können eine Ermahnung erteilen, wenn Mitarbeiter gegen ihre Pflichten aus dem Arbeitsvertrag verstoßen. Wenn Beschäftigte zu spät am Arbeitsplatz erscheinen, kann das sowohl ein Grund für eine Ermahnung als auch für eine Abmahnung sein. Letztlich entscheidet der Arbeitgeber, für welches Mittel der Rüge er sich entscheidet. Denn Verstöße gegen die arbeitsvertraglichen Pflichten können auch ein Grund für eine Abmahnung sein. 

 

Kommt die Ermahnung in meine Personalakte?

 

Ob die Rüge in die Personalakte aufgenommen wird oder nicht, darf der Arbeitgeber frei entscheiden. Tut er es, wirkt die Ermahnung wiederum stärker und offizieller und zeigt daher vermutlich auch mehr Erfolg. So jedenfalls die Hoffnung von Arbeitgebern, die die Ermahnung der Personalakte beilegen. 

 

Auch im Hinblick auf den Verbleib in der Personalakte gibt es einen Unterschied zwischen Ermahnung und Abmahnung: Arbeitgeber haben ein Recht darauf, dass die Abmahnung nach einer gewissen Zeit aus der Personalakte entfernt wird. Der Grund: Nach einer Ermahnung drohen keine weiteren Konsequenzen. Bei einer Abmahnung ist das anders.

 

Jedoch können Arbeitnehmer darauf bestehen, dass eine ungerechtfertigte Rüge aus der Personalakte gelöscht wird. Um einen Anspruch auf Löschung zu haben, reicht es auch schon aus, dass die Ermahnung zu wenig konkret ist. Wenn dem Arbeitnehmer nicht klar wird, welches Verhalten getadelt wird und wie er sich in Zukunft verhalten soll, können Arbeitnehmer häufig darauf bestehen, dass die Ermahnung gestrichen wird. 

 

Ermahnung erhalten: Wie reagieren?

 

Eins ist klar: Weder die Ermahnung und schon gar nicht die Abmahnung sollten Arbeitnehmer ignorieren. Der Arbeitgeber möchte mit der Ermahnung nämlich deutlich machen, dass er mit dem aktuellen Verhalten nicht einverstanden ist. Um weitere Konflikte zu vermeiden, ist die korrekte Reaktion gefragt. Die hängt zwar vom Einzelfall ab, kann jedoch folgendermaßen aussehen:

 

  1. Entschuldigen: Sollten Sie nach dem Lesen der Ermahnung zu dem Ergebnis kommen, dass Ihr Arbeitgeber recht hat, ist eine Entschuldigung angebracht. Reflektieren Sie ihr Fehlverhalten und versichern Sie ihrem Arbeitgeber, dass sie es abstellen werden.
  2. Keine Ausreden: Zu einer aufrichtigen Entschuldigung gehört außerdem, dass Sie auf Ausreden verzichten. Stehen Sie zu ihrem Fehlverhalten und zeigen Sie, dass Sie sich die Ermahnung zu Herzen nehmen. Jeder macht einmal einen Fehler. Entscheidend ist, wie wir damit umgehen und ob wir aus unseren Fehlern lernen. 
  3. Aufmerksam sein: In den nächsten Tagen und Wochen sollten Sie sehr genau auf Ihr Verhalten achten. Bemühen Sie sich ernsthaft darum, alle Pflichten zu erfüllen, die Ihr Arbeitsvertrag mit sich bringt. 
  4. Feedback einholen: Nach einiger Zeit können Sie außerdem Ihren direkte Vorgesetzten um ein Gespräch bitten. Erkundigen Sie sich, wie er Ihre aktuelle Performance beurteilt und ob er noch Kritikpunkte an. Sollte dem so sein, müssen Sie natürlich auch diese abstellen. Sie haben zwar „nur“ eine Ermahnung erhalten, das bedeutet aber nicht, dass es dabei bleiben muss. 

 

Bildnachweis. metamorworks by shutterstock 

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