Wie halte ich mein Mailpostfach sauber?
1. Setzen Sie Prioritäten. Nach dem Pareto Prinzip verlangen 20 Prozent der Emails, die wir erhalten, 80 Prozent unserer Zeit. Filtern Sie diese Emails so schnell wie möglich heraus und bearbeiten diese gesondert.
2. Handeln Sie die übrigen 80 Prozent schnell ab. Die gute Nachricht: Die restlichen Emails benötigen damit nicht so viel Zeit, also bearbeiten Sie die schnell ab.
3. In der Kürze liegt die Würze. Natürlich sollten Sie auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik achten, aber kein ausgefeiltes Essay schreiben. Fassen Sie sich kurz und bündig, wenn Sie Emails beantworten.
4. Verbinden Sie jede Email mit einer Aktion. Kennen Sie das? Sie öffnen eine Email, lesen sie und markieren sie dann wieder als ungelesen? Das ist der sicherste Weg, garantiert keine leere Inbox zu bekommen. Stattdessen sollten Sie in Zukunft mit drei unterschiedlichen Ordnern arbeiten und jede gelesene Mail einer dieser Ordner zuordnen:
1. Weitere Aktion erforderlich. Mails in diesem Ordner müssen noch weiter bearbeitet werden. Aktuell fehlen Ihnen dazu aber noch die nötigen Informationen.
2. Delegieren. Diese Mails sollten Sie an einen Kollegen oder Mitarbeiter weitergeben.
3. Archivieren. Diese Mails haben Sie bearbeitet, wollen Sie aber noch nicht löschen, weil Sie interessante Informationen beinhalten.
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