Pomodoro-Technik: So geht produktives Arbeiten

Das Telefon klingelt, mehrere E-Mails trudeln im Posteingang ein und dann steht auch noch das nächste Meeting an – und das in fünf Minuten. Wie soll man denn da produktiv arbeiten? Tatsächlich ist das eine echte Herausforderung – und das nicht nur für Arbeitnehmer, die im Homeoffice ihren Arbeitstag bestreiten. Trotz all der Ablehnung ist es machbar, seinen Arbeitstag bestmöglich und richtig effektiv zu nutzen. Und zwar mit der Pomodoro-Technik. Wie die funktioniert verraten wir hier…

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Die Idee hinter der Pomodoro-Technik

Die Idee zur Pomodoro-Technik hatte der Italiener Francesco Cirillo. Aus diesem Grund trägt sie auch den italienischen Namen für Tomate, nämlich Pomodoro. Und der kommt daher, dass der Erfinder eine ganz normale Küchenuhr benutzte, um die Zeitintervalle – die für die Pomodoro-Technik charakteristisch sind – zu messen. Diese Küchenuhr hatte die Form einer Tomate, weshalb die Methode heute eben Pomodoro-Technik genannt wird.

Cirillo bemerkte während seines Studiums, dass es ihm schwer fällt, sich für längere Zeit konzentriert einem Thema zu widmen. Um das zu verbessern, suchte er nach einer Möglichkeit und entwickelte damit die hier beschriebene Zeitmanagement-Methode.

Der Ablauf der Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik an sich ist in verschiedene Intervalle aus Arbeit und Pause aufgeteilt. Aus jeweils vier Arbeits- und vier Pausenintervallen setzt sich eine Session zusammen – und zwar so:

1. Arbeitsintervall: 25 Minuten konzentrierte Arbeit
1. Pausenintervall: 5 Minuten Pause
2. Arbeitsintervall: 25 Minuten konzentrierte Arbeit
2. Pausenintervall: 5 Minuten Pause
3. Arbeitsintervall: 25 Minute konzentrierte Arbeit
3. Pausenintervall: 5 Minuten Pausen
4. Arbeitsintervall: 25 Minuten konzentrierte Arbeit
4. Pausenintervall: 20 bis 30 Minuten Pause

Daraus ergibt sich für die gesamte Session eine Arbeitszeit von 100 Minuten und 35 bis 45 Minuten Pause. Insgesamt sind nach diesem Schema also 2 Stunden und 15 (25) Minuten des Arbeitstags verplant. Die einzelnen Arbeitsphasen werden übrigens Pomodoro genannt.

Das Schöne an der Pomodoro-Technik: Es ist möglich, die einzelnen Intervalle auszudehnen und so an den eigenen Arbeitsablauf besser anzupassen. Denkbar ist zum Beispiel, dass das Arbeitsintervall 45 statt 25 Minuten dauert und die Technik so zum Beispiel für eine Schulstunde oder einen anderen abgeschlossenen Ablauf innerhalb des Unternehmens zu nutzen.

Wichtig ist jedoch, dass Sie immer darauf achten, am Ende der Session, also beim vierten Pausenintervall, eine Pause von mindestens 20 Minuten einzulegen. Diese längere Pause ist notwendig, damit Sie ihre Reserven wieder auftanken und vor allem mit frischem Kopf in die nächste Session starten können.

Würden Sie nämlich einfach immer im gewohnten Rhythmus aus 25 Minuten Arbeit und 5 Minuten Pause arbeiten, würden die Vorteile der Methode schnell verpuffen. Denn auch so würde sich schnell der gefürchtete Trott auf der Arbeit einstellen. Außerdem: Die Konzentration lässt nach vier Arbeitsintervallen deutlich nach.

Dank der längeren Pause am Ende der Session haben Sie jedoch die Möglichkeit, sich für längere Zeit einer ganz anderen Sache zu widmen und so den Kopf für die nächste Session frei zu bekommen.

Pomodoro-Technik: So setzen Sie die Methode ein

Stellt sich natürlich die Frage, welche Aufgabe genau 25 Minuten dauert, denn schließlich ist doch das der Umfang eines Intervalls – jedenfalls in der klassischen Auslegung der Methode. Wenn Sie nun regelmäßig Arbeitsschritte zu erledigen haben, die weitaus zeitintensiver sind, heißt es in erster Linie, nicht verzagen. Und das aus zwei Gründen:

Die Pomodoro-Technik kann angepasst werden: Wie wir gesehen haben, existieren mittlerweile einige Varianten der Technik. Somit ist es möglich, die einzelnen Intervalle auf Ihre individuellen Arbeitsschritte anzupassen, solange Sie auf den groben Ablauf achten.
Die Aufgaben können an die Technik angepasst werden: Auf der anderen Seite können Sie die Aufgaben auch so gliedern, dass sie sich besser mit der Pomodoro-Technik bearbeiten lassen. Das geht zum Beispiel so:

Überblick verschaffen: Notieren Sie sich kurz, wirklich kurz, welche Aufgaben am aktuellen Tag bearbeitet werden müssen.
Zeit planen: Danach zerlegen Sie die jeweiligen Aufgaben in kleine Schritte. Aus der gesamte Aufgabe „Meeting vorbereiten“ wird dann zum Beispiel: Einladungen schreiben und verschicken (1. Arbeitsintervall), Vorheriges Protokoll sichten und neues Protokoll und Tagesordnungen anlegen (2. Arbeitsintervall)…
Tag planen: Diese einzelnen Intervalle planen Sie dann über Ihren Tag verteilt. Optimal ist es, wenn Sie es schaffen gleich morgens den Arbeitstag so zu strukturieren. Dann können Sie während des Tages einfach von einem Intervall zum nächsten gehen.

Die Vorteile der Technik

Die Pomodoro-Technik hat, wie andere Zeitmanagement-Methoden übrigens auch, gleich mehrere Vorteile, die für sie sprechen:

Ressourcen sind frei: Der wohl offensichtlichste Vorteil wenn Sie ihren Arbeitstag mit der Pomodoro-Technik planen: Sie wissen ganz genau, welche Aufgabe Sie wann zu erledigen haben. Das kann eine ungemeine Erleichterung sein, denn die To-Do-Liste, die viele von uns im Kopf führen, hat damit ausgedient. Vielmehr werden dadurch zusätzliche geistige Ressourcen frei, die Sie nutzen können, um ihre Arbeit produktiv und effizient zu erledigen.
Einfach anzuwenden: Die Pomodoro-Technik können Sie im Prinzip von einer auf die andere Minute nutzen. Eine lange Einarbeitung oder gar die Lektüre mehrerer Seiten Theorie sind nicht nötig. Sie müssen lediglich lernen, Ihren Arbeitstag in kleine Häppchen einzuteilen und sich an die Zeitvorgaben halten – schon können Sie starten.
Ablenkungen werden minimiert: Wenn Sie die Pomodoro-Technik anwenden, müssen Sie lernen, sich für die Dauer eines Arbeitsintervalls zu fokussieren. Kurz mal private Nachrichten kontrollieren oder die bevorzugte Social Media-Seite aufrufen, ist damit vorbei. Das hat jedoch den großen Nutzen, dass Sie ihre Arbeit schneller und konzentrierter erledigen. Und vielleicht hilft Ihnen die neu gewonnene Fähigkeit zur Konzentration auch privat.

Nützliche Helfer für die Umsetzung der Methode

Um die einzelnen Intervalle genau einzuhalten, gibt es verschiedene Tools, die Sie nutzen können. Zum einen die ganz klassischen Methoden, die Sie vermutlich ohnehin zur Hand haben:

Wecker: Entweder ein herkömmlicher Wecker, der eignet sich vermutlich eher, wenn Sie die Methode im Homeoffice nutzen. Praktischer am Arbeitsplatz: Weckerfunktion am Smartphone.
Sanduhr: Im Fachhandel finden Sie Sanduhren, die auch auf längere Zeiträume ausgelegt sind. Nicht nur 25, sondern auch 30 oder 45 Minuten-Intervalle sind mit diesem Hilfsmittel gut zu messen.
Küchenuhr: Natürlich können Sie sich auch ganz streng am Vorbild orientieren und eine klassische Küchenuhr nutzen.

Digitale Tools für die Pomodoro-Technik

Daneben existieren mittlerweile auch viele Apps oder browserbasiertes Timer, wie beispielsweise diese hier:

Probieren Sie einfach aus, mit welcher Methode Sie am besten arbeiten. Schließlich geht es um Sie und ihre individuelle Arbeit, die Sie mit der Pomodoro-Technik optimieren wollen.

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