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Produktives Arbeiten

Produktives Arbeiten oder In weniger Zeit mehr erledigt bekommen – ist für die meißten Mitarbeiter ein erstrebenswerte Fähigkeit. Jedoch ist es nicht immer so einfach dies umzusetzen. Hier erfahren Sie die Tipps und Tricks dazu:

Produktivität: Was versteht man darunter?

Produktives Arbeiten oder Produktivität im betriebswirtschaftlichen Sinne lässt sich auf eine einfache Formel bringen: Sie ist das Verhältnis zwischen dem Aufwand und dem Einsatz. Anders ausgedrückt: Je weniger Aufwand wir betreiben möchten, um ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen, umso produktiver sind Sie.

So einfach die Definition, umso schwieriger ist es, Produktivität zu steigern. Während es bei den klassischen Jobs in der Industrie vielleicht noch gut möglich ist, das Arbeitspensum zu erhöhen, dabei aber die Stundenanzahl konstant zu halten (was nach der Definition eben gesteigerte Produktivität bedeutet), ist das in kreativen Wissensjobs nicht so einfach. Oder wie wollen Sie es schaffen, dass der erhoffte grandiose Einfall, der Ihnen und Ihrem Team eine Menge Arbeit ersparen könnte, genau morgen kommt? Genau, vermutlich wird das nur schwierig klappen.

Umso wichtiger ist es daher, dass Sie einige Techniken kennen, wie Sie die Arbeit trotzdem schnell und vor allem auch in guter Qualität erledigen können.

 

Produktivität nicht mit vielen Überstunden verwechseln

In unserer Leistungsgesellschaft wird großer Einsatz auf der Arbeit (der sich häufig in vielen Überstunden zeigt) häufig mit Produktivität verwechselt. Dass beide jedoch wenig miteinander gemeinsam haben, zeigen verschiedene Studien zu dem Thema. Eine Studie im Auftrag der OECD, die im Economist veröffentlicht wurde, kam sogar zu dem Ergebnis, dass zu viele Überstunden der Produktivität schaden können.

Anders als viele von uns vielleicht vermuten, bedeutet mehr Arbeitszeit nämlich nicht, dass wir auch zu bessern Ergebnissen kommen. Wer bis zu 50 Stunden pro Woche arbeitet, kann sich noch darüber freuen, am Ende der Arbeitswoche mehr erledigt zu haben als die Kollegen, die nur 38 Stunden im Büro waren.

Ab mehr als 50 Stunden sieht die Sache aber schon wieder ganz anders aus. Die Produktivität sinkt ganz deutlich ab. Mit einem erschreckenden Ergebnis: Arbeitnehmer, die mehr als 56 Stunden pro Woche arbeiten, kommen kaum noch zu vorzeigbaren Resultaten. Reine Zeitverschwendung, nennen die Forscher das sogar.

Natürlich reden wir in diesem Fall davon, dass Arbeitnehmer regelmäßig mehr als 56 Stunden pro Woche arbeiten. Wer hin und wieder Überstunden investiert, um ein Projekt fertigzustellen, wird trotzdem zu Resultaten kommen, die vorzeigbar sind. Häufen Sie allerdings die Überstunden über einen langen Zeitraum und werden vielleicht sogar zu einer Gewohnheit, leidet nicht nur die Produktivität, auch die Gesundheit kann einen Schaden nehmen.

Ein Grund mehr, die vorhandene Arbeitszeit möglichst effektiv zu nutzen und pünktlich in den Feierabend zu starten, um am nächsten Arbeitstag wieder voller Elan die Arbeit verrichten zu können.

 

So steigern Sie Ihre Produktivität

1.) Emails und andere Messenger:
Wer in Sekundenschnelle auf eine Email reagiert, vermittelt den Eindruck, extrem produktiv zu sein. Nur leider stimmt dieser Ein-druck nicht. Das Gegenteil ist nämlich der Fall. Wenn Sie permanent erreichbar sind und sofort auf jeden Benachrichtigungston reagieren, bringt Sie das aus dem Tritt, statt Sie mit der Arbeit voranzubringen. Der Grund dafür: Studien deuten da-rauf hin, dass wir ungefähr 15 Minuten brauchen, bis wir derart konzentriert sind, dass wir eine Aufgabe bestmöglich erledigen können. Wenn Sie nun alle paar Mi-nuten durch eine Mail, SMS oder WhatsApp-Nachricht abgelenkt werden, werden Sie jedes Mal aufs Neue wieder aus dem Workflow rausgerissen. Nachdem Sie die Mail beantwortet haben, widmen Sie sich zwar wieder Ihrer ursprünglichen Aufgabe, brauchen aber länger, bis Sie wieder voll konzentriert arbeiten können.

Unser Tipp für mehr Produktivität: Setzen Sie sich feste Zeiten, an denen Sie Ihre Mails und andere Nachrichten nachschauen und beantworten. Das können Sie zum Beispiel ein Mal alle 30 Minuten oder wenn Sie einen Arbeitsschritt in Ihrem aktuellen Projekt abgeschlossen haben, tun. So bleiben Sie im Workflow und ver-passen gleichzeitig keine wichtige Nachricht.

2.) Wenden Sie die 2-Minuten-Regel an:
Wenn Sie neue Aufgaben einfach nur hinten auf die To-Do-Liste packen, wird diese am Ende des Arbeitstages, oder schlimmer noch, der Arbeitswoche vermutlich länger statt kürzer sein. Ein kleiner Trick kann helfen, sie zu kürzen: Erledigen Sie Aufgaben, für die Sie (schätzungsweise) we-niger als zwei Minuten brauchen, sofort. Das hat gleich mehrere Vorteile: Es kommt keine zusätzliche
Aufgabe auf die Liste (bei einer derart kleinen Aufgabe, die Sie in unter zwei Minuten erledigen, dauert das Hinzufügen auf die To-Do-Liste außerdem fast so lange, wie das Erledigen selbst) und Sie sind motivierter. Denn jede erledigte Aufgabe – und sei sie noch so klein – verpasst uns einen Motivati-onsschub. Das führt uns zu dem nächsten Vorteil: Arbeitnehmer, die motiviert an die Arbeit gehen, erledigen mehr in kürzerer Zeit, als diejenigen Mitarbeiter, die sich nur schwer aufraffen können. Anders ausgedrückt: Wer viel erledigt ist nicht nur produktiv, er wird sogar noch produktiver.

3.) Erledigen Sie ungeliebte Aufgaben als erstes:
Diesen Tipp kennt man auch unter dem Eat-the-Frog-Ansatz. Und der Name ist mit voller Absicht gewählt. Einen Frosch zu essen, klingt nämlich nicht gerade nach einer angenehmen Angelegen-heit. Eben so, wie das Reporting, das Sie eigentlich schon letzte Woche abgeben sollten. Wenn Sie allerdings dazu neigen, diejenigen Aufgaben, die Ihnen über-haupt keine Freude machen, möglichst lange hinauszuzögern, hat genau das ganz schlechte Auswirkungen auf Ihre Produktivität. Vielleicht sieht es zunächst danach aus, dass Sie motivierter arbeiten, weil Sie sich darüber freuen, die langweile Auf-gabe erst zu einem späteren Zeitpunkt erledigen zu müssen. Nach kurzer Zeit holt sie Sie aber wieder ein und hängt wie eine schwarze Wolke über Ihnen – die Ihre Produktivität negativ beeinflusst. Wenn Sie den sprichwörtlichen Frosch allerdings schon so früh wie möglich essen, das Reporting also sofort vom Tisch schaffen, sind Sie erleichtert und packen die weiteren Aufgaben mit viel mehr Freude und damit auch mehr Motivation und Produktivität an.

 

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