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Produktives Arbeiten

Produktives Arbeiten oder zumindest in weniger Zeit mehr erledigt bekommen – das Streben zwar viele Mitarbeiter an, ebenso vielen fällt es im Arbeitsalltag aber enorm schwer. Wir verraten Ihnen an dieser Stelle einige Tipps und Tricks, mit denen Ihnen das produktive Arbeiten künftig leichter fallen wird. Alle hier genannten Methoden lassen sich direkt an Ihrem Arbeitsplatz umsetzen.

Produktives Arbeiten: Was versteht man darunter?

Produktives Arbeiten oder Produktivität im betriebswirtschaftlichen Sinne lässt sich auf eine einfache Formel bringen: Sie ist das Verhältnis zwischen dem Aufwand und dem Einsatz. Anders ausgedrückt: Je weniger Aufwand Sie betreiben müssen, um ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen, desto produktiver sind Sie während Ihrer Arbeitszeit. So einfach die Definition ist, umso schwieriger ist es, die eigene Produktivität zu steigern. Bei klassischen Jobs in der Industrie ist es durch Optimierungen vielleicht noch gut möglich, das Arbeitspensum bei gleichbleibender Stundenanzahl zu erhöhen. In kreativen Aufgabenbereichen wird es damit schon schwieriger. Wie wollen Sie sich beispielsweise dazu zwingen, in kürzerer Zeit einen genialen Einfall oder einen neuen Lösungsansatz zu haben? Die Methoden zur Steigerung der Produktivität müssen immer auch zum Arbeitsplatz und den entsprechenden Arbeitszeiten passen. Zunächst gilt es aber, einige Störfaktoren zu eliminieren, bevor produktives Arbeiten möglich ist.

 

Produktivität nicht mit vielen Überstunden verwechseln

In unserer Leistungsgesellschaft wird großer Einsatz auf der Arbeit (der sich häufig in vielen Überstunden zeigt) häufig mit Produktivität verwechselt. Dass beide jedoch wenig miteinander gemeinsam haben, zeigen verschiedene Studien zu dem Thema. Eine Studie im Auftrag der OECD, die im Economist veröffentlicht wurde, kam sogar zu dem Ergebnis, dass zu viele Überstunden der Produktivität schaden können.

Anders als viele von uns vielleicht vermuten, bedeutet mehr Arbeitszeit nämlich nicht, dass wir auch zu bessern Ergebnissen kommen. Wer bis zu 50 Stunden pro Woche arbeitet, kann sich noch darüber freuen, am Ende der Arbeitswoche mehr erledigt zu haben als die Kollegen, die nur 38 Stunden im Büro waren.

Ab mehr als 50 Stunden sieht die Sache aber schon wieder ganz anders aus. Die Produktivität sinkt ganz deutlich ab. Mit einem erschreckenden Ergebnis: Arbeitnehmer, die mehr als 56 Stunden pro Woche arbeiten, kommen kaum noch zu vorzeigbaren Resultaten. Reine Zeitverschwendung, nennen die Forscher das sogar.

Natürlich reden wir in diesem Fall davon, dass Arbeitnehmer regelmäßig mehr als 56 Stunden pro Woche arbeiten. Wer hin und wieder Überstunden investiert, um ein Projekt fertigzustellen, wird trotzdem zu Resultaten kommen, die vorzeigbar sind. Häufen Sie allerdings die Überstunden über einen langen Zeitraum und werden vielleicht sogar zu einer Gewohnheit, leidet nicht nur die Produktivität, auch die Gesundheit kann einen Schaden nehmen.

Ein Grund mehr, die vorhandene Arbeitszeit möglichst effektiv zu nutzen und pünktlich in den Feierabend zu starten, um am nächsten Arbeitstag wieder voller Elan die Arbeit verrichten zu können.

 

Was sind echte Störfaktoren für das produktive Arbeiten?

Der größte Feind der produktiven Arbeit ist die Ablenkung. Ob es die plaudernden Kollegen sind, das laute Radio die Konzentration beeinträchtigt oder das eigene Smartphone auf dem Schreibtisch ständig zum Lesen neuer privater Nachrichten auffordert – machen Sie Schluss damit! Ungestörte Konzentration ist die Grundvoraussetzung für produktives Arbeiten.

1.) Überprüfen Sie Ihren Schreibtisch auf Störquellen und schalten Sie sie aus!
Jedes lustige Deko-Spielzeug, jeder Lippenstift und jede Bonbontüte fordert Sie unterschwellig auf, die Arbeit kurz ruhen zu lassen. Weg damit!

2.) Verschieben Sie den Smalltalk mit den Kollegen oder das Beantworten Ihrer Messenger-Nachrichten auf die Pause oder den Feierabend!
Studien besagen, dass wir ungefähr 15 Minuten brauchen, bis wir ausreichend konzentriert sind, um eine Aufgabe bestmöglich erledigen zu können. Jede Unterbrechung reißt Sie wieder aus dem Workflow heraus und erfordert ein erneutes Einfinden von ca. 15 Minuten.

3.) Sorgen Sie insbesondere im Homeoffice für ein aufgeräumtes, reizarmes Ambiente!
Vermeiden Sie vor allem beim Arbeiten in privater Umgebung Verlockungen wie den Fernseher, die Couch oder die Spielkonsole! Suchen Sie sich nach Möglichkeit ein Zimmer, in dem Sie nichts oder wenig vom produktiven Arbeiten ablenkt.

 

Produktives Arbeiten nicht mit vielen Überstunden verwechseln

Neben Störfaktoren ist auch der weit verbreitete Irrglaube zu beseitigen, dass viele Überstunden etwas mit produktivem Arbeiten zu tun haben. Eine Studie im Auftrag der OECD kam sogar zu dem Ergebnis, dass zu viele Überstunden der Produktivität schaden können. Die Produktivität sinkt mit dem Ansteigen der Überstunden deutlich ab: Arbeitnehmer, die mehr als 56 Stunden pro Woche arbeiten, kommen kaum noch zu vorzeigbaren Resultaten. Natürlich reden wir hier von Arbeitnehmern, die regelmäßig mehr als 56 Stunden pro Woche arbeiten. Wer hin und wieder Überstunden investiert, um ein Projekt fertigzustellen, wird trotzdem zu vorzeigbaren Resultaten kommen. Häufen Sie allerdings die Überstunden über einen langen Zeitraum an und lassen diese zur Gewohnheit werden, leidet nicht nur die Produktivität, auch die Gesundheit kann Schaden nehmen. Ein Grund mehr, die vorhandene Arbeitszeit möglichst effektiv zu nutzen und pünktlich in den Feierabend zu starten, um am nächsten Arbeitstag wieder voller Elan die Arbeit verrichten zu können.

 

Welchen Maßnahmen machen das produktive Arbeiten leichter?

Kommen wir nun also zu einigen konkreten Methoden, mit denen Sie produktiv arbeiten, indem Sie Ablenkungen vermeiden, die Konzentrationsfähigkeit fördern und neue Aufgaben fokussiert angehen:

  • „Eat the Frog“: Ungeliebte Aufgaben zuerst angehen
    Der „Eat-the-Frog-Ansatz“ besagt: Wenn Sie den sprichwörtlichen (ungeliebten) Frosch, also beispielsweise das längst fällige Reporting, schon so früh wie möglich essen, das Reporting also sofort vom Tisch schaffen, sind Sie erleichtert und packen die weiteren Aufgaben mit viel mehr Freude und damit auch mehr Motivation und Produktivität an. Ist der Frosch vom Tisch, fällt es Ihnen leicht, produktiv zu
  • Erledigen Sie Aufgaben, für die Sie weniger als zwei Minuten brauchen, sofort.
    Jede erledigte Aufgabe gibt uns einen Motivationsschub. Arbeitnehmer, die motiviert an die Arbeit gehen, erledigen mehr in kürzerer Zeit, arbeiten also produktiver als diejenigen, die sich nur schwer aufraffen können. Aufgabe, die weniger als zwei Minute Zeitaufwand erfordern, sollten Sie deshalb immer sofort erledigen – sie auf eine To-do-Liste zu setzen, dauert meist länger.
  • Ein strukturiertes Zeitmanagement
    Starten Sie nicht Hals über Kopf in ein neues Projekt, planen Sie im Voraus. Eine To-do-Liste nach Fälligkeitsdatum sortiert, sorgt für Übersicht. Zusätzlich können Sie sich von Ihrem E-Mail-Programm oder auf Ihrem Smartphone an wichtige Meilensteine erinnern lassen. Professionell lässt sich beides übrigens mit speziellen Projektmanagement-Tools verknüpfen, die zum Teil frei nutzbar sind.
  • Tägliche Listen mit einem Fokus-Timer abarbeiten
    Verteilen Sie sich Ihrer Aufgaben auf tägliche Listen. So kommen Sie fokussiert jeden Tag Ihrem Ziel ein Stück näher, ohne sich von der Masse täglich neu „erschlagen“ zu lassen. Nutzen Sie hierfür einen Fokus-Timer (z. B. als App), mit dem Sie die Aufgabenbereiche in Intervallen konzentriert und motiviert abarbeiten.
  • Fragen Sie erfahrene Kollegen!
    Halten Sie sich bei Unsicherheiten nicht mit Grübeln, Vermutungen und endlosen Google-Recherchen auf! Fragen Sie lieber direkt und ohne Umschweife erfahrene Kollegen!
  • Regelmäßig kurze Pausen einlegen
    Kein Mensch kann sich durchgehend konzentrieren. Gönnen Sie Ihrem Kopf zwischendurch kleinere Pausen! Schon etwa 5 Minuten pro Stunde sorgen für eine bessere Belastbarkeit.

 

Ablenkungen minimieren, Aufgaben organisieren, produktiv arbeiten!

Sie sehen: Produktiv zu arbeiten, ist kein Hexenwerk. Vermeiden Sie Ablenkungen, organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag – und starten Sie motiviert, konzentriert und somit effizient durch! Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!

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