Clean Desk Policy: Entspanntes Arbeiten und zusätzlicher Datenschutz

Clean Desk Policy: Was ist das?

Das Prinzip hinter der Clean Desk Policy darf man ganz wörtlich nehmen. Übersetzt bedeutet sie nämlich nicht mehr und nicht weniger als dass der Schreibtisch (englisch „desk“) am Abend oder am Ende des Arbeitstages leer und aufgeräumt (englisch „clean“) zurückgelassen werden muss. Der Wortbestandteil „policy“ deutet darauf hin, dass dieses Prinzip in einigen Unternehmen schon zu einer Richtlinie erhoben wurde. Was bedeutet, dass sich möglichst alle Mitarbeiter daran halten sollten.

Soweit die Theorie, aber wie sieht die Clean Desk Policy im (Büro-) Alltag aus? Häufig ist die erste und wohl grundlegendste Regel, dass alle Mitarbeiter, wenn sie am Ende des Arbeitstages ihren Arbeitsplatz verlassen, diesen aufgeräumt hinterlassen müssen.

Im Büro bedeutet das, dass keine Unterlagen, Ordner oder gar persönliche Gegenstände am Arbeitsplatz zurückgelassen werden dürfen. Bei Mitarbeitern in der Produktion gilt ohnehin, dass sie ihren Arbeitsplatz sauber und ordentlich halten müssen. Allein schon, um Unfälle zu vermeiden. 

Die Vorteile der Methode

Ursprünglich stammt die Idee der Clean Desk Policy aus Unternehmen mit viel Kundenverkehr. Der aufgeräumte und saubere Schreibtisch aller Mitarbeiter soll Professionalität und Seriosität vermitteln. Was auch vermutlich gut funktioniert. Oder würden Sie ihr Geld einem Bankberater anvertrauen, der sich bei der Beratung durch meterdicke Papierstapel wühlen muss, bevor er das richtige Dokument findet? Eben. 

Spätestens durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist aber noch ein weiterer Aspekt zur Clean Desk Policy hinzu gekommen: Der Datenschutz. Die Clean Desk Policy kann nämlich nicht nur dabei helfen, dass der einzelne Schreibtisch aufgeräumter ist, sondern auch dabei, sensible Daten von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und anderen Personen zu schützen. 

Das ist vielleicht einer der Gründe, warum manche Unternehmen mittlerweile dazu übergegangen sind, die Clean Desk Policy sogar im Arbeitsvertrag festzuhalten und damit ihre Mitarbeiter schon ab dem ersten Tag im Unternehmen zu dieser Richtlinie zu verpflichten. 

Der wohl offensichtlichste Vorteil der Methode ist jedoch der: Mitarbeiter, die an einem aufgeräumten Schreibtisch arbeiten, verbringen weniger Zeit damit, bestimmte Unterlagen oder Dokumente mühevoll zu suchen. Und genau das erhöht die Produktivität am Arbeitsplatz. Etwas plakativ ausgedrückt: Wer weniger suchen muss, hat mehr Zeit zum arbeiten. 

Ein weiterer Nutzen der Clean Desk Policy: Wenn alle Mitarbeiter im Unternehmen nach dem gleichen Ablagesystem arbeiten und damit Dokumente systematisch verstaut und abgelegt werden, können sie sich leichter untereinander vertreten. Fällt ein Kollege unerwartet aus, kann ein anderer relativ zügig für ihn einspringen, ohne sich lange in das System des Kollegen einarbeiten zu müssen – denn das kennt man ja aus eigener Erfahrung. 

So kann die CDP im Unternehmen umgesetzt werden

Damit die Clean Desk Policy funktionieren kann, brauchen Mitarbeiter nicht nur Anleitung, sondern auch die richtige Ausstattung. 

Im Einzelnen können das folgende Dinge sein:

• Rollcontainer: Wenn Arbeitnehmer keine persönlichen Gegenstände nach Dienstschluss auf dem Schreibtisch haben dürfen, müssen diese Dinge irgendwo hin. Schließlich fühlen sich viele am Arbeitsplatz wohler, wenn sie hin und wieder ein paar Fotos anschauen können oder einen Schokoriegel für das Nachmittagstief in Reichweite haben. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern diese Dinge ermöglichen, indem sie Rollcontainer anschaffen. Dort hinein können diese Gegenstände verschwinden und sind trotzdem immer griffbereit, wenn sie gebraucht werden. 
• Schreibtische: Gerade dann, wenn die Clean Desk Policy neu im Unternehmen eingeführt werden soll, helfen auch ganz offensichtliche Methoden: Zum Beispiel kleinere Schreibtische. Denn wo weniger Platz ist, um Unterlagen oder private Gegenstände zu lagern, steht und liegt eben auch weniger. Wenn der Arbeitgeber nicht jeden Mitarbeiter mit einem kleineren Schreibtisch ausstattet, kann man sich als Mitarbeiter aber auch selbst behelfen: Kleben Sie mit buntem Klebeband eine kleine Fläche auf Ihrem Schreibtisch ab. Nur diese Fläche dürfen Sie während Ihrer Arbeitszeit nutzen. Sie werden sehen, dass Sie nach kurzer Zeit ganz automatisch Unterlagen und Dinge, die nicht unbedingt benötigt werden, in den Rollcontainer räumen oder anderweitig verstauen. 
• Ausmisten: Arbeitgeber können ihre Beschäftigten aber noch auf anderem Wege dabei unterstützen, die Clean Desk Policy durchzusetzen. Nämlich indem sie sie beim Ausmisten unterstützen. Dabei hilft zu allererst ein Aktenvernichter, der gut sichtbar im Büro platziert wird. Sie sollten ihre Beschäftigten aber auch mit folgender Methode vertraut machen: Unterlagen und Utensilien, die nicht regelmäßig gebraucht werden, werden in einem Karton gelagert. Auf diesen Karton schreibt man ein Datum in der Zukunft. Zeiträume zwischen drei und sechs Monaten bieten sich dabei an. Wird der Karton bis zu diesem Datum nicht geöffnet, wandert er ungeöffnet in den Müll (natürlich nur, sofern es sich nicht um sensible Daten handelt). Denn ganz offensichtlich wurden die Unterlagen und Utensilien ja nicht gebraucht. 

Arbeitnehmer bei der Umsetzung unterstützen 

Einige Arbeitnehmer gehen sogar noch weiter: Um zu kontrollieren, ob die Vorgaben der Clean Desk Policy auch wirklich von allen Mitarbeitern korrekt eingehalten werden, bilden sie eine Kommission oder eine Gruppe von Kontrolleuren. 

Diese Mitarbeiter – in einigen Unternehmen übernehmen diese Aufgabe auch die Vorgesetzten – schauen sich die Schreibtische nach Dienstschluss an. Sollten Sie Arbeitsplätze entdecken, die nicht den Vorgaben der Clean Desk Policy entsprechen, machen Sie Fotos davon. Entweder wird am nächsten Arbeitstag das Foto mit dem betreffenden Mitarbeiter direkt besprochen oder es wird anonymisiert als mahnendes Beispiel am Schwarzen Brett des Unternehmens präsentiert. 

Ob man wirklich zu diesem Mittel greifen muss, um die Clean Desk Policy im Unternehmen zu etablieren, bleibt jedem Arbeitgeber selbst überlassen. Auf der anderen Seite gibt es aber auch einige Untersuchungen, die darauf hindeuten, dass ein wenig Freiraum auch nicht schaden kann. 

Kreativität nicht unterbinden

Einige Mitarbeiter brauchen Reize von Außen, damit sich ihre Kreativität voll entfalten kann – einige sprechen auch vom kreativen Chaos. Das ist übrigens keine Ausrede dafür, dass man einfach zu faul ist, um den Schreibtisch aufzuräumen. Es gibt wissenschaftlich belegte Hinweise darauf, dass gerade unkonventionelle Lösungen leichter fallen, wenn unser Gehirn von möglichst vielen, unterschiedlichen Reizen angeregt wird. 

Gerade Mitarbeiter, die auf kreative Lösungen kommen müssen, dürften sich mit der Clean Desk Policy schwer tun. Denn ein aufgeräumter, sauberer Schreibtisch, bietet eben nur wenig solcher Reize. Jedenfalls die meiste Zeit über.

Wir erinnern uns: Die Clean Desk Policy besagt, dass nach Feierabend der Schreitisch aufgeräumt sein muss. Das bedeutet jedoch nicht, dass er den gesamten Arbeitstag über in diesem Zustand sein muss. Die Clean Desk Policy kann man auch so umsetzen, dass es Mitarbeitern erlaubt wird, in bestimmten Situationen ein kreatives Chaos auf ihrem Schreibtisch auszubreiten. Aber eben nur für einen bestimmten Zeitraum. So können sich Mitarbeiter inspirieren lassen, während abends wieder strikt die Clean Desk Policy eingehalten wird. Es ist eben alles eine Frage der Umsetzung. 

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